Assistant Administratif et Commercial H/F - Online Soft

Depuis sa création en 2012, ONLINE SOFT accompagne les Professionnels de santé/TPE/PME/PMI/Collectivités locales/Commerces dans tous leurs besoins en maintenance, équipement, sécurité, cloud et software. Grâce à nos équipes d'experts IT, nous proposons des solutions informatiques performantes et prêtes à l'emploi.
Intégrer ONLINE SOFT en tant que nouveau collaborateur, c'est rejoindre une entreprise au développement rapide, qui offre la possibilité d'être acteur de sa carrière.
Performance informatique, car nous maitrisons les technologies du marché destinées aux professionnels.
Performance collective car c'est ensemble, au sein de nos équipes, que nous co-construisons tous les projets. Chaque collaborateur a une mission clé qui mène la société vers sa croissance. Chez ONLINE SOFT, nous avons le culte du résultat mais nous travaillerons dans la bonne entente et la bienveillance. L'expérience collaborateur est une de nos priorités et nous vous préparons un accueil 5 étoiles.
Chez ONLINE SOFT, la valeur travail est essentielle et nous fonctionnons à la méritocratie. Vous êtes motivés et vous vous donnez les moyens de réussir ? Alors, vous évoluerez et construirez votre carrière chez nous !
ONLINE SOFT est une société humaine qui prend soin de ses collaborateurs à travers diverses actions mises en place au quotidien. Chez ONLINE SOFT, la solidarité et l'esprit d'équipe sont de rigueur. Nous avons à coeur de proposer à nos collaborateurs des carrières dans laquelle ils pourront concilier vie professionnelle et vie personnelle.MISSIONS :
Rattaché au directeur de l'agence, vous participez au développement commercial de l'agence. En relation directe avec les prospects, clients, partenaires et commerciaux, vous interviendrez sur les missions suivantes :
- Accueil téléphonique et relation client
- Support au service commercial
- Gestion du flux de mail quotidien
- Réalisation des commandes
- Réception, préparation et expédition des commandes
- Prospection téléphonique, pour la prise de rendez-vous pour les commerciaux
- Suivi de la réalisation des contrats
- Saisie des contrats
- Facturation et recouvrement

Vous aurez pour mission la prospection téléphonique afin de développer le portefeuille client ainsi que la gestion complète des comptes clients.
- La promotion de nos produits et de nos offres
- Les prises de commandes entrantes et la saisie de celles-ci.
- La gestion et le suivi des comptes clients

Vous jouez un rôle clé dans le pilotage et l'animation des équipes
- Support de direction et pilotage : gestion des priorités, suivi des décisions, organisation des réunions et dossiers stratégiques.
- Support commercial : préparation des réunions, suivi des opportunités, coordination avec les équipes commerciales.
- Animation et coordination des équipes : animation startups, relais des priorités, circulation de l'information, suivi des projets transverses.

Vous êtes garant d'une activité opérationnelle et administrative quotidienne.
- Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements.
- Organiser les réunions : convocations, préparation des supports, comptes-rendus.
- Traiter les appels téléphoniques, courriers et e-mails.
- Préparer et mettre en forme des documents confidentiels (notes, rapports, présentations).
- Assurer la coordination et la communication avec les équipes internes / partenaires externes.
- Participation aux audits
- Veiller au respect des délais légaux pour les procédures

PROFIL :
Le savoir être et le savoir-faire", telles sont nos devises chez ONLINE SOFT.
Nous recherchons donc des personnes ayant un BTS :
Ayant le sens du service
Dynamiques
Proactives

- Lieu : ONLINE SOFT - VESOUL
- Démarrage : Dès-que-possible
- Contrat : CDI - Temps plein
- Rémunération : 2 000 € brut / mois - 1 560 € net / mois (au démarrage 1 an)

Experience: 12 Mois

Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Maîtrise des techniques de vente à distance et de négociation,Techniques commerciales,Techniques de gestion administrative,Utilisation de systèmes de gestion de base de données,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Analyser les besoins du client,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer le respect des délais de livraison,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Assurer le suivi post-vente,Assurer un support commercial soutenu : prospection, vente de produits et services additionnels,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les crises et les urgences commerciales,Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réclamations de manière efficace,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Optimiser le parcours client,Optimiser les processus de vente,Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus,Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients,Participer à l'élaboration d'un devis technique,Planifier et organiser des réunions commerciales,Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects,Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique,Traiter les commandes et préparer les expéditions,Traiter les demandes spéciales des clients

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de détail d'ordinateurs, d'unités périphériques et de logiciels en magasin spécialisé

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Relation client
• Techniques de vente
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier